Com és lògic, els documents de l’Arxiu Històric no eixen mai del mateix per raons de seguretat i conservació. Tot i això, amb les garanties adients, és possible el préstec temporal per als casos i en la forma que s’explicita a continuació.
PRÈSTEC PER A EXPOSICIONS
Únicament es podrà sol·licitar el préstec temporal de documents amb finalitat de contribuir a la difusió del patrimoni documental per a exposicions o per qualsevol altra fórmula de divulgació cultural, però caldrà respectar les clàusules següents:
- Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. La resolució de l’òrgan competent, previ informe de l’arxiver municipal, es comunicarà per escrit.
- Abans de lliurar la documentació se’n farà una còpia de seguretat, que anirà a càrrec del sol•licitant.
- Les despeses d’embalatge, transport, etc., aniran a càrrec del sol·licitant.
- El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si se sol·licita una pròrroga del termini de cessió, s’haurà de demanar autorització i ampliar també el termini de l’assegurança.
- S’exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i s’explicitarà amb claredat la prohibició d’utilitzar qualsevol sistema de fixació (grapes, cintes adhesives, etc.) que puguen perjudicar el document.
- Resta totalment prohibida la realització de qualsevol tipus de còpia sense l’autorització de l’Arxiu Històric.
- L’Arxiu Històric portarà un Registre de préstecs on constarà el número de registre de préstec, la data d’aprovació, la data de préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.